5 Passos para a qualidade nos dados

Um dos maiores desafios actuais ao nível global, seja das empresas, das instituições governamentais ou não governamentais e das pessoas singulares, é a informação precisa, actualizada e de qualidade. Essa informação de qualidade só nos é “oferecida” quando trabalhamos com dados de qualidade.

Neste contexto, entende-se como qualidade aqueles dados que são actualizados, estão devidamente estruturados, estão completos e garantem consistência.

Para que tal seja possível, sugiro 5 passos simples que qualquer empresa pode desenvolver para garantir dados que ajudam a mesma a ser mais competitiva e a estar na linha da frente.

1. Monitorize diariamente e faça a gestão dos dados
   É fundamental que os dados, como aqueles que são tidos em fichas de clientes, por exemplo, sejam devidamente tratados, monitorizados e que sejam criados mecanismos que permitam à organização uma comunicação melhor com o cliente. Crie e associe observações de contacto ou de gestão da relação com o cliente.

2. Execute rotinas para tratamentos de dados
   Utilize o seu gestor de Bases de Dados e execute query’s manualmente, desenvolva
   stored procedures ou triggers para que não se tenha que preocupar em corrigir os dados um a um ou de forma manual. Crie rotinas de manutenção ou ações automáticas que podem ajudar quem está a lidar com a informação.

3. Centralize os dados, sempre que possível!
   Evite a dispersão e a replicação dos dados, se possível, centralize-os! Se tiver empresas ou departamentos que trabalham nos mesmos dados mas de forma diferente, desenvolva um projecto e mecanismos que permitam agilizar o processo. Evite duplicar os dados, pois apesar de esta ser a solução mais fácil hoje, amanhã vai gerar uma série de inconvenientes, como a inconsistência dos dados e como a perda de desempenho.

4. Pense sempre no futuro e alinhe os objectivos!
   Os dados que são importantes hoje, podem não o ser no futuro, por isso é importante uma visão antecipada, esteja preparado para as mudanças que tenha que efectuar, acompanhe as tendências e esteja sempre alinhado com os objectivos da organização, não se esqueça que os dados não são para si mas para a organização. Tenha em atenção aos mecanismos que criou e se eles estão a melhorar os dados.Fale com os trabalhadores e procure perceber os seus processos de trabalho e como pode ajudá-los a terem dados de qualidade, devidamente estruturados e acessíveis.

5. Proteja os dados
   Não se esqueça que proteger os dados é fundamental para a segurança de uma organização. Cada vez mais surgem ataques internos/externos à organização com o objectivo de roubar, deteriorar ou simplesmente visualizar os dados que muitas vezes consistem em informação importante para as organizações. Desenvolva mecanismos simples e complexos que protejam os seus dados, seja de funcionários, criando permissões de acesso, seja através de mecanismos de encriptação e inclusivamente de uma estratégia de cópias de segurança diária que ajude a organização a retomar o negócio em caso de catástrofe ou de um ataque.

Todos estes pontos passam pelo desenvolvimento de soluções diárias, na qual os responsáveis pelo acesso, pelo tratamento e pela gestão dos dados não devem em momento nenhum estar alheios.

Dou este simples exemplo…

• entre uma empresa que tem 50.000 fichas de cliente, mas nenhuma das fichas de cliente têm dados correctos (e-mails inválidos, números de contribuinte que não correspondem, a faltar um dígito, com letras, sem moradas ou moradas defeituosas, como por exemplo, “Ao fundo da avenida” – que quando forem enviadas pelos correios, vão ser devolvidas, representando custos).
• e uma empresa com 50 fichas de cliente, todas elas devidamente actualizadas, estruturadas, com moradas e contactos correctos, números de contribuinte certos, observações e dados adicionais estruturados e devidamente perceptíveis por qualquer utilizador da informação.

Que opção escolheriam para a vossa empresa?